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Les avantages du logiciel de facturation pour une micro-entreprise

Micro-entrepreneur, vous hésitez à vous équiper d’un logiciel de facturation pour diverses raisons ? Le guide du micro-entrepreneur vous dévoile tous les avantages d’une telle solution de gestion pour votre micro-entreprise à savoir. Faire les factures de votre micro-entreprise à l’aide d’un logiciel de facturation présente, en effet, les cinq avantages suivants :

avantages du logiciel de facturation pour une micro-entreprise

Le logiciel de facturation garantie l’unicité de votre base de données clients

Il s’agit d’un important avantage du logiciel de facturation. Cette solution comprend, en effet, des fiches paramétrables que vous allez devoir renseigner à chaque nouveau client. Les informations sont multiples : nom, adresse (de facturation et éventuellement de livraison), qualité (professionnel ou particulier), numéro de TVA intracommunautaire, remises accordées, taux de TVA applicable… Une fois saisies, ces informations sont conservées par le système informatique et reprises automatiquement en cas de besoin. Lors de la génération d’une facture par exemple, le logiciel va rechercher systématiquement toutes les données dont il a connaissance.

En ce sens, le logiciel de facturation permet d’assurer l’unicité de l’information. Dites au revoir à la gestion de fiches manuscrites ou informatiques, sources d’erreurs en tout genre (perte, doublon, informations non mises à jour…).

Le logiciel de facturation vous permet de respecter les règles de facturation

De nombreuses règles encadrent le processus de facturation. Parfois complexes, elles évoluent en plus dans le temps. A moins d’effectuer une veille juridique, avoir recours à un logiciel de facturation vous permet de vous assurer de n’oublier aucune des mentions obligatoires prévues par la Loi (taux de TVA, délai de paiement, intérêts et indemnités de retard…). Ces mentions sont, rappelons-le, obligatoires pour tout professionnel, y compris pour un micro-entrepreneur.

De plus, vous mettez toutes les chances de votre côté pour respecter les règles en matière de numérotation des factures : chaque numéro doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue. Le logiciel de facturation attribue automatiquement les numéros ; ainsi vous vous assurez de l’absence de trou dans la séquence de numéro.

Le logiciel de facturation empêche également toute suppression de facture autrement que par l’établissement d’un avoir. Grâce à cela, vous vous mettez à l’abri des nombreuses sanctions applicables en cas de non-respect des règles liées à la facturation.

Enfin, il simplifie la démarche de classement de vos factures. Certains éditeurs proposent des stockages en ligne, simples et efficaces.

Le logiciel de facturation réduit la probabilité de commettre des erreurs

Comme tout logiciel, le logiciel de facturation constitue un programme informatique automatisant le processus de facturation. Il effectue les calculs et insère les données de manière automatisée. Votre intervention se trouve ainsi limitée.

De ce fait, le risque d’erreur s’amenuise. En effet, le logiciel de facturation peut :

  • Reporter le taux de TVA applicable au client ou au produit/service vendu,
  • Calculer le montant de la TVA facturée et le total « toutes taxes comprises » de vos factures,
  • Insérer toutes les données d’identification de vos clients (nom, adresse…),
  • Appliquer une remise que vous auriez accordée à votre client en vertu d’une convention,
  • Etc.

Le logiciel de facturation réduit la probabilité d’oublier de facturer. Si vous l’utilisez correctement et suivez les étapes de facturation (devis → bon de commande → bon de livraison → facture), vous vous assurez de facturer tout ce qui doit l’être.

Le logiciel de facturation vous fait gagner du temps

Au quotidien, le logiciel de facturation vous fera économiser un temps précieux dans la gestion de votre micro-entreprise. Vous pourrez utiliser le temps ainsi dégagé à votre convenance en développant votre chiffre d’affaires par exemple.

Voici la liste des fonctionnalités qui génère ce gain de temps :

  • Le paramétrage de modèles de devis et de factures servant de supports pour les factures,
  • La fluidification du processus de facturation (devis → bon de commande → bon de livraison → facture),
  • La dématérialisation des échanges (envoi des factures et des devis par email),
  • L’automatisation du processus de relance (les factures impayées font l’objet de relances automatiques).

Le logiciel de facturation vous permet de bien gérer votre micro-entreprise

Si vous le souhaitez, vous pouvez généralement souscrire à un module de suivi du recouvrement des factures. Cette fonctionnalités permet de vérifier que toutes les factures que vous avez émises ont bien été payées. Elle assure une bonne gestion de votre poste clients. Comme évoqué ci-dessus, cette fonctionnalité identifie les sommes en retard de paiement, les signale, génère les relances et les envoie par email.

De plus, le logiciel de facturation peut rendre encore plus efficace votre gestion grâce au module d’édition de tableaux de bord simplifiés. Il vous met ainsi à disposition des indicateurs essentiels comme le chiffre d’affaires que vous avez facturé, les créances que vous avez encaissées, le délai de règlement de vos clients, les produits ou services que vous vendrez le plus, etc. Il ne vous reste plus qu’à définir la périodicité (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle…).

Thibaut Clermont

Rédacteur et webmaster du site Le guide du micro-entrepreneur. Dirigeant de FCIC - Médias online sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise.



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