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Micro-entrepreneur, comment choisir son logiciel de facturation ?

La micro-entreprise présente des besoins particuliers en matière de logiciel de facturation. De nombreux modules proposés pour les entreprises de plus grande taille (les sociétés commerciales notamment) n’ont aucune utilité pour ces petites structures. Il convient d’intégrer ces particularités lors du choix du logiciel de facturation. Le guide du micro-entrepreneur vous dévoile comment choisir un logiciel de facturation adapté aux micro-entreprises. Il conviendra, à ce stade :

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Micro-entrepreneur, prenez connaissance de vos obligations avant de choisir votre logiciel de facturation

En tant que micro-entrepreneur, vous bénéficiez de nombreux allègements dans les domaines comptables et administratifs. La seule exception concerne la facturation. En effet, en tant que professionnel, vous avez l’obligation de délivrer des factures à vos clients professionnels. Dans certains cas, vous devrez établir une note à l’intention de vos clients particuliers.

Votre statut de micro-entrepreneur va donc impacter de façon significative vos besoins en matière de logiciel de facturation. Ainsi, toutes les fonctionnalités liées de près ou de loin à la comptabilité ne vous sont d’aucune utilité. Inutile de s’équiper d’un logiciel qui proposent ce genre de prestations, vous n’en aurez pas besoin. A minima, les fonctionnalités suivantes peuvent vous intéresser :

  • L’établissement de devis et leur suivi ;
  • L’édition de factures ;
  • Le suivi du recouvrement des factures clients.

Micro-entrepreneur, étudiez votre organisation avant de choisir votre logiciel de facturation

Vous devez également étudier l’organisation de votre micro-entreprise avant de choisir votre logiciel de facturation. En effet, certaines caractéristiques qu’elle présente vont aussi avoir un impact sur le choix de votre solution de gestion.

Un micro-entrepreneur exerçant une activité de négoce (achat-revente) pourra, par exemple, avoir intérêt à choisir un logiciel de facturation qui contient un module de gestion commerciale. Il pourra ainsi, au moyen d’un seul logiciel (et donc d’une seule base de données), gérer ses stocks ainsi que ses ré-approvisionnement.

A l’inverse, un consultant pourra se contenter du plus simple logiciel de facturation existant, c’est-à-dire celui ne permettant de faire que des factures.

Par ailleurs, vous pouvez exprimer des besoins particuliers supplémentaires. Si, par exemple, vous souhaitez avoir une certaine visibilité concernant votre activité, vous pouvez choisir un logiciel de facturation qui propose l’édition de tableaux de bord simplifiés ou encore des budgets de trésorerie.

Micro-entrepreneur, faites un point sur votre budget avant de choisir votre logiciel de facturation

Après avoir pris connaissance de vos obligations légales et fait un point sur vos besoins, vous devez définir un budget. Les modalités d’utilisation de votre logiciel de facturation auront un impact sur le coût :

  • Les logiciels de facturation en ligne font généralement l’objet de redevances mensuelles,
  • Et les logiciels installés sur des machines sont payables en une fois.

Il vous faudra également prendre en compte les éventuels coûts cachés comme les frais de mises à jour, de maintenances, de formation à l’utilisation du logiciel ou d’assistance téléphonique/à distance.

Vous devez toujours avoir à l’esprit que votre statut ne vous permet de déduire aucune charge sur le plan fiscal. L’idée n’est pas de vous lancer dans la recherche du logiciel de facturation le moins cher du marché mais bien de réaliser un arbitrage entre le coût et la qualité. Cela vous amènera peut être à effectuer certaine concession ou, au contraire, à monter en gamme.

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Micro-entrepreneur, testez avant de choisir votre logiciel de facturation

Il s’agit du dernier point essentiel dans le processus de choix de votre logiciel de facturation. Vous devez vous faire votre propre « expérience utilisateur » du logiciel de facturation. Car c’est vous, et uniquement vous, qui saurez si vous vous sentez à l’aise avec la solution de gestion. Et pour cela, il faut la tester.

L’idéal est de tester la version complète du logiciel gratuitement pendant un certain temps (en général, 30 jours). Certains éditeurs choisissent toutefois de brider les versions d’essai et ne proposent la version complète qu’en cas de souscription au produit.

L’objectif consiste ici à répondre aux questions :

  • Le logiciel est-il intuitif ? L’ergonomie vous plaît-elle ? Est-il simple à paramétrer ?
  • Le processus d’établissement des devis/factures vous convient-il ?
  • Pouvez-vous insérer votre logo et personnaliser vos documents ?
  • Répond-il à aux besoins que vous avez recensés ?

Après avoir suivi tous les conseils présentés ci-dessus, vous pourrez choisir le logiciel de facturation adapté à votre micro-entreprise.

Thibaut Clermont

Rédacteur et webmaster du site Le guide du micro-entrepreneur. Dirigeant de FCIC - Médias online sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise.



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