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Comment classer les factures d’une micro-entreprise ?

En tant que micro-entrepreneur, vous allez devoir gérer certaines tâches administratives. Le classement de vos factures en fait partie, dès la réception des factures d’achat ou l’édition de vos factures de ventes. Il n’existe pas de classement idéal mais simplement un type de classement adapté à votre activité et à l’organisation de votre micro-entreprise. Le guide du micro-entrepreneur répond ici à la question : comment classer les factures d’une micro-entreprise ?

classement factures micro-entreprise

Le classement préparatoire des factures d’une micro-entreprise

Pour gérer correctement votre micro-entreprise, vous devez classer de façon temporaire vos factures. En effet, même si la Loi vous dispense de tenir une comptabilité, elle vous contraint tout de même à conserver tous vos justificatifs. Concrètement, un classement préparatoire s’impose dès que vous éditez vos factures de vente ou recevez vos factures d’achat.

Le pré-classement de vos factures d’achat est nécessaire lorsque vous recevez les documents par courrier ou par email. Faites l’acquisition d’un tiroir organiseur de bureau et placez les immédiatement dedans. Distinguez celles qui doivent faire l’objet d’une action particulière (une mise en paiement par exemple) de celles qui n’en nécessite aucun (factures prélevées à échéance automatiquement). Vous pouvez créer autant de tiroirs que souhaités, en fonction des spécificités de votre organisation (validation avant paiement par exemple).

Le pré-classement des factures de ventes de votre micro-entreprise n’est pas forcément obligatoire. En effet, ces documents ne nécessitent généralement aucune action. Vous pouvez éventuellement les classer dans un organiseur de bureau en attendant leur règlement.

Le classement des factures de vente d’une micro-entreprise

Vous pouvez opter pour différentes méthodes de classement en ce qui concerne vos factures de vente. Comme précisé plus haut, il n’existe pas de méthode idéale applicable à toutes les micro-entreprises. Il vous revient d’identifier la méthode la plus adaptée à votre situation.

Si vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez éventuellement opter pour un stockage des factures dans un coffre-fort numérique ou dans un dossier informatique. Vous avez également la possibilité de les éditer au format papier et de les conserver dans un classeur.

Cela étant dit, vous pouvez classer les factures de vente de votre micro-entreprise en appliquant l’une des méthode suivante (vous pouvez utiliser simultanément plusieurs techniques en dédoublant vos factures) :

  • Classement par ordre croissant ou décroissant de numéro de facture,
  • Regroupement par client et par date d’émission de facture,
  • Archivage par date d’échéance de paiement des factures.

Dans tous les cas, sachez que le classement des factures de vente par numéro est indispensable. Il vous permet de retrouver facilement le justificatif en cas de besoin. Si vous remplissez correctement le livre des recettes de votre micro-entreprise, il vous suffira d’identifier le numéro de facture sur la bonne ligne. Vous n’aurez plus qu’à retrouver la facture correspondante dans votre classeur ou votre dossier informatique.

Le classement des factures d’achat d’une micro-entreprise

Les factures d’achat de votre micro-entreprise peuvent suivre le même traitement que celui présenté pour les ventes. Le classement peut être effectué par :

  • Ordre chronologique,
  • Numéro de facture,
  • Fournisseur.

Si vous les classez par numéro, vous ne devez pas suivre la numérotation choisie par votre fournisseur. Il vous faut établir votre propre plan de numérotation. Mais comme cela n’est pas toujours pratique pour le suivi des factures, vous avez la possibilité de coupler les deux solutions : attribuer un numéro interne et reprendre le numéro attribué par le fournisseur. Un symbole séparera les deux caractères et le tout figurera dans votre éventuel registre des achats.

Cette méthode de classement a deux avantages majeurs :

  • Vous retrouverez très rapidement la facture concernée après avoir consulté votre registre des achats ;
  • Vous pourrez suivre de façon optimale vos factures fournisseurs et leur règlement.

Enfin, la méthode de classement de vos factures n’est pas définitive. Elle peut, bien évidemment, évoluer au fil du temps si vous vous rendez compte qu’elle n’est pas la plus adaptée.

Thibaut Clermont

Rédacteur et webmaster du site Le guide du micro-entrepreneur. Dirigeant de FCIC - Médias online sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise.



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