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Quels sont les livres obligatoires d’une micro-entreprise ?

En tant que micro-entrepreneur, et ce quel que soit votre régime fiscal (le micro-BNC ou le micro-BIC), vous devez tenir des livres obligatoires. Voici quels sont les livres obligatoires d’une micro-entreprise, leur forme ainsi que leurs contenu et modalités de conservation.

Le guide du micro-entrepreneur vous présente les registres obligatoires à tenir ainsi que les règles à suivre :

  1. Le livre-journal des recettes
  2. Le registre des achats
  3. Les conditions de forme et de conservation de ces livres

les livres obligatoires d'une micro-entreprise

Premier livre obligatoire d’une micro-entreprise : le livre-journal des recettes

Quelle que soit votre activité, le livre-journal des recettes est obligatoire.

Vous devez compléter le livre-journal des recettes de façon quotidienne, c’est-à-dire au jour le jour et chronologiquement. Il doit présenter le détail de vos recettes professionnelles sur des pages numérotées, sans blanc ni aucune rature d’aucune sorte. Vous devez conserver les pièces justifiant les mouvements inscrits sur ce registre (factures, notes et tout autre document) à l’appui en cas de contrôle fiscal.

Votre livre-journal des recettes doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

  • Date d’encaissement,
  • Référence de la pièce justificative (numéro de la facture de vente),
  • Libellé de l’opération,
  • Dénomination du client,
  • Mode de paiement (espèces, chèque, virement, etc.),
  • Somme encaissée.

Au niveau du formalisme, vous pouvez regrouper les recettes tirées de la ventes au détail (ou de services rendus) à des particuliers dont le montant unitaire ne dépasse pas 76 euros. En effet, vous pouvez les inscrire globalement à la fin de chaque journée dans votre livre-journal des recettes.

Bon à savoir : si vous exercez une activité mixte (c’est-à-dire que vous vendez des marchandises et exécutez des prestations de services), vous devez les faire apparaître de façon distincte sur votre livre-journal ainsi que sur chacune de vos factures.

Second livre obligatoire d’une micro-entreprise : le registre des achats

Le livre des achats n’est obligatoire que si vous exercez une activité de vente des marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fourniture de logement. Vous n’êtes pas donc pas concerné si vous êtes un prestataire de services.

Le registre des achats, comme son nom l’indique, récapitule par année le détail des achats. Il doit être appuyé des factures et de toute autre pièce justificative. Vous devez également y distinguer le mode de règlement.

Par ailleurs, vous devez également effectuer un remplissage quotidien et chronologique. En général, cet état contient les mêmes informations que le livre des recettes :

  • Date de règlement,
  • Référence de la pièce justificative,
  • Nature de l’opération,
  • Identification du fournisseur,
  • Mode de paiement,
  • Montant payé.
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Les livres obligatoires d’une micro-entreprise : conditions de forme et de conservation

Les livres obligatoires d’une micro-entreprise doivent répondre à certaines conditions, notamment en matière d’inaltérabilité et de sécurisation des données. C’est pourquoi il vous est dorénavant interdit d’avoir recours à un tableau Excel pour tenir vos registres. En effet, un tel classeur est facilement modifiable et les données d’origine qu’il contiendrait pourraient être rectifiées ou écrasées à posteriori.

Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Le format papier : vous pouvez acheter des livres en papier dans le commerce ou imprimer directement depuis votre ordinateur des modèles officiels et les remplir à la main (en veillant à ne laisser aucun blanc et à n’effectuer aucune rature) ;
  • Le format numérique : vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion (accessible sur Internet ou installé sur votre ordinateur) qui répond à ces conditions et vous permettra d’éditer vos livres obligatoires de façon automatisé (il s’agit de l’un des avantages du logiciel de facturation spécialisé pour les micro-entreprises).

Enfin, vous devez conserver vos livres obligatoires (livre-journal des recettes et registre des achats) ainsi que toutes vos pièces justificatives pendant une durée de 6 années minimum pour répondre à vos obligations fiscales. Ce délai se calcule à compter de la date de la dernière opération mentionné sur les livres. La durée est de 10 ans en matière de preuve dans le cadre d’un litige en droit commercial.

 
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Thibaut Clermont

Rédacteur et webmaster du site Le guide du micro-entrepreneur. Dirigeant de FCIC - Médias online sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise.



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