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Comment numéroter les factures d’une micro-entreprise ?

Micro-entrepreneur, vous avez la qualité de professionnel et devez donc établir des factures. La législation fiscale et commerciale vous oblige à respecter certaines obligations, notamment en ce qui concerne leur numérotation. Il s’agit des numéros que vous attribuez à vos factures de vente. Le guide du micro-entrepreneur vous dévoile comment numéroter vos factures en répondant aux questions suivantes :

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Quelles sont les règles à respecter en matière de numérotation des factures d’une micro-entreprise ?

Lorsque vous éditez des factures, vous devez avoir à l’esprit la règle suivante : les numéros attribués à vos factures doivent comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Cette règle a trois impacts :

  1. Vous devez obligatoirement attribuer un numéro à chacune de vos factures (il s’agit d’une mention obligatoire) ;
  2. Les numéros doivent se succéder sans interruption (aucune rupture ne doit apparaître dans les chiffres) ;
  3. Vos factures doivent être émises avec des numéros qui se suivent dans le temps.

Si votre facture compte plusieurs pages, vous devez reporter le numéro sur chacune d’elles et mettre en place en pied de page un système de pagination (« page n sur N » par exemple).

Bon à savoir : si vous travaillez avec différentes typologie de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (professionnels ou particuliers), vous pouvez utiliser des systèmes de numérotation distincts.

Quelle technique un micro-entrepreneur peut-il adopter pour numéroter ses factures de vente ?

Généralement, les micro-entrepreneurs numérotent leurs factures d’une façon très simple ; en optant pour une suite séquentielle simple c’est-à-dire des chiffres qui se succèdent (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10…).

Toutefois, rien ne leur interdit d’ajouter un préfixe temporel (l’année seulement ou l’année immédiatement suivie du mois) ou encore un préfixe adapté à l’activité (préfixe pour les clients particuliers et préfixe pour les clients professionnels par exemple).

Nous vous recommandons, même si cela n’est pas obligatoire, de commencer la première facture de l’année par le numéro 1. Une remise à zéro peut avoir lieu mais uniquement au début de l’année suivante ; autrement dit, pas à l’issue de chaque mois ou trimestre.

La numérotation de vos factures peut se faire manuellement (vous attribuez vous-même les numéros à vos factures) ou automatiquement (un logiciel gère les séquences de numéros).

A quoi servent les numéros de factures d’une micro-entreprise ?

Les numéros que vous attribuez aux factures de votre micro-entreprise servent notamment à alimenter le livre des recettes. Il s’agit d’un registre que vous devez obligatoirement tenir, quelle que soit l’activité que vous exercez. Dans ce dernier, vous allez effectivement reporter le numéro de la facture payée (on l’appelle généralement le « numéro de la pièce justificative »). Par ailleurs, les numéros vous permettront de bien classer vos factures.

Enfin, ces numéros servent à l’administration en cas de contrôle fiscal. Le vérificateur de comptabilité peut ainsi s’assurer que vous avez respecté toutes les dispositions applicables en matière de facturation.

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Quelles sont les choses à ne pas faire par un micro-entrepreneur lors de la numérotation des factures ?

De tout ce qui a été présenté ci-dessus, il en ressort une liste de pratiques à proscrire en matière de numérotation de factures. Vous devez absolument veiller à ne pas :

  • Avoir recours au même numéro pour différentes factures,
  • Laisser de côté un ou plusieurs numéros pour éventuellement l’utiliser plus tard,
  • Annuler une facture et réutiliser le numéro qui lui avait été attribué pour une autre,
  • Donner un numéro récent à une facture ancienne c’est-à-dire établie à une date antérieure aux dernières factures émises.
Thibaut Clermont

Rédacteur et webmaster du site Le guide du micro-entrepreneur. Dirigeant de FCIC - Médias online sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise.



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